南昌航空大学关于公文处理的若干规定

院办发〔2003〕2号 2007年12月修订

为使我校公文处理工作规范化、制度化、科学化，根据《江西省国家行政机关公文处理办法》，结合我校实际情况，特作如下规定：

一、公文处理原则

坚持实事求是、精简、高效和及时、准确、安全的原则。积极采用新技术，不断推进公文处理方式、方法的创新。

二、公文管理机构

党政办公室是学校公文处理的管理机构。各单位要确定本单位专职或兼职文秘人员负责公文处理。

三、公文种类主要有： （一）“决定”适用于对重要事项或重大行动作出安排，奖惩有关单位和人员。 （二）“通告”适用于在一定范围内公布应当遵守或周知的事项。 （三）“通知”适用于批转下级部门的公文，转发上级和不相隶属单位的公文，发布规章，传达要求下和有关单位需要周知或共同执行的事项，任免和聘用干部。 （四）“通报”适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。 （五）“报告”适用于向上级汇报工作，反映情况，提出意见或建议，答复上级的询问。 （六）“请示”适用于向上级请求指示、批准。 （七）“批复”适用于答复下级请示事项。 （八）“函”适用于不相隶属单位之间相互商洽工作、询问和答复问题，向不相隶属的有关主管部门请求批准等。 （九）“意见”适用于对重要问题提出见解和处理办法。 （十）“会议纪要”适用于记载、传达会议情况和议定事项。 四、公文的格式要求

公文一般由发文机关标识、发文字号、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附件、主题词、抄送机关、印发单位、印发份数、印发日期等部分组成。

（一）公文的发文字号包括单位代字、年份、序号，置于公文名称之下并居中；联合行文，只标明主办单位发文字号。

（二）公文标题应当完整、准确、简要，一般应当标明发文单位名称、公文主要内容和公文种类。

（三）除“公告”、“通告”、“会议纪要”外，公文应当标明主送单位名称。主送单位名称一般置于标题之下、正文之上，顶格写。

（四）公文如有附件，应当在正文之下、成文日期之上加附件说明，标明附件顺序和名称，或在正文相关处用括号注标明“见附件”等字样。

（五）成文日期以单位负责人签发的日期为准；联合行文，以最后签发单位负责人的签发日期为准。

（六）公文应当标注主题词。

（七）文件除“会议纪要”外，应当加盖印章。联合下发的公文，联合发文单位都应当加盖印章。用印应当端正、清晰、上不压正文，下压成文日期。用印页如无正文，应当在页首用括注标明“此页无正文”。

（八）公文应当在每页下方外口用阿拉伯数码标注页数。

（九）公文的文字从左至右横写、横排。标题用2号小标宋，主题词用3号小标宋，发文字号、主送（抄送）单位、正文、成文日期、附件说明、印发机关、日期、份数等均用3号仿宋体。公文用纸一般为国际标准A4型，左侧装订。张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。

五、公文行文规则

（一）学校直属单位，一般不能直接对外行文。但下列情况例外：上级领导机关的职能部门要求我校职能部门直接行文的；非隶属关系的平行单位职能部门之间的一般业务联系和知照性通知；对一般性来函的函复。

（二）在本部门职权范围内，可根据各自的实际情况和学校领导授权规定，属各职能处（部）专项事务需行文的，一般由各职能部门负责人签发，重要的须抄报学校或经分管校领导同意。

（三）对外上报的公文，应由职能部门负责人核稿和会签，由分管校领导签发。 （四）内部请示和行文要求： 1、一文一事，“请示”同“报告”必须严格分开。请示的问题如涉及其他部门，主办单位应主动与有关部门协商，尽可能取得一致意见后会签上报。

2、“请示”只许一式一份，单头主报，不同时主送两个或两个以上主管部门或领导。 3、一般不得越级请示和报告；因特殊情况必须越级请示时，应抄报被越过的职能部门和单位，并在文中写明越级理由。除特殊情况外，行文一般不直接送交校领导。（内部请示、报告流程见附件二）

4、请示应当写明主送单位和主送校领导，由主送校领导和单位负责人答复。 （五）“报告”中不得夹带请示事项，不应出现“请批复”、“请审批”等字样。

（六）属于部门职权范围的事项，应当由部门自行发文或有几个部门联合发文，不需报请学校领导批转和党政办公室转发。

六、公文办理

公文办理分为收文办理和发文办理。收文办理一般包括签收、登记、分发、拟办、批办、承办、催办等程序；发文办理一般包括草拟、审核、会签、签发、登记、缮印、用印、分发等程序。

（一）收文

1、收文的专职人员根据收文内容和性质，编号登记，由党政办公室负责人提出拟办意见送校领导审批，或者交有关部门办理，内容涉及几个部门的，应确定一个主办部门。紧急公文，应在批转时复印送主办部门，并应提出办理时限。

2、承办部门接文后，应当抓紧办理并及时答复办理结果，不得延误、推诿。

3、凡涉及其他部门的问题，主办单位应主动与有关部门协商、会签，有关部门应积极协作配合。

（二）发文

1、各拟文单位根据工作需要按照公文格式草拟文稿，送交党政办公室批转，所送文稿应符合公文格式，具体要求如下：符合国家的法律、法规和学校的有关规定；观点明确、表述准确、条理清晰、结构严谨、字词规范、言简意赅；公文文种、发送单位正确；结构层次序数正确，正确的序数：第一层为“一”，第二层为“（一）”，第三层为“1”，第四层为“（1）”。

2、党政办公室负责文件的登记、编号、审核，审核的重点是：有无必要行文，发文规格是否恰当，是否符合公文的审批程序和行文规则，是否需要与有关部门协商、会签的。

3、党政办公室负责人签署文稿办理意见。审核不合格的公文退回原单位重办，审核合格的公文转送有关校领导签发。

4、审批公文，主批人应签署明确意见以及姓名、日期。

5、公文正式印制前，文秘部门应当进行复核。复核的重点是审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，公文格式是否统一、规范。（学校发文流程见附件一）

七、公文整理、归档和销毁

（一）公文办理完毕，应根据《档案法》和学校有关规定，及时收集公文定稿、正本和会签稿、重要修改稿等，保证有关材料的齐全、完整。

（二）公文整理应当根据其相互联系、特征和保存价值分类，以便保管和利用。电报、传真及电子文件等随同文件一起立卷。

（三）没有保存价值的公文，经过鉴别和分管校领导批准，可以定期销毁，定期销毁的时间由档案馆依公文价值分类确定。销毁秘密公文，应当进行登记，并由两人监销，确保不丢失、不漏销。

八、本规定自发布之日起执行，原院办字（1997）第5号同时废止。

附件一：

学校发文流程图

附件二：

内部请示、报告流程图