医疗设备维保服务的精细化管理
摘要：随着各类高精尖医疗设备在各医疗机构中越来越普及，购买原厂的维护保养服务成了维持这些设备安全稳定运行、保障医疗服务有序开展的常见做法。医疗设备管理部门如何对这类服务进行有效管理值得思考，文章从维保服务的合同管理出发，提出精细化管理维保服务的具体措施，从而监督管理服务提供商，确保维护维保服务质量。
关键词：医疗设备；维护保养；精细化管理
随着国家对医疗卫生事业的不断投入，各级医疗机构硬件设施不断完善，尤其是各类高精尖医疗设备的数量越来越多。这些医疗设备的稳定运行是医疗机构工作正常开展的重要保障，这就要求机器在出现故障等状况时能得到及时高质量的维修，尤其是放射类设备、彩超设备、各类内外科镜子等使用频繁、机器负担重，单次维修维护费用高昂，而维保服务通常以年为时间单位提供服务，相比单次维修，大大降低了医疗机构的维修与维护保养成本。同时与第三方维修相比，设备原厂在维修维护时一般不会涉及技术壁垒等问题，能提供最全的配件，维修质量与维修效率能都能得到保障，因此从原厂或者原厂指定的供应商处购买维护保养服务是这类医疗设备维护保养的主流方式。
一、管理现状
现有的各类医疗设备固定资产管理系统大都侧重从医疗设备的全生命周期出发设计系统各模块功能，维保服务由于在采购后不涉及固定资产系统上的出入库操作，其管理模块常常被简化为对应单次维修的维修管理模块。而一个维保服务的采购通常涉及几个或一批设备的维修及定期维护服务，为了确保维保服务的质量，医疗机构的设备管理部门需要定期汇总分析维修量与维修内容，监督服务提供商针对设备外观、性能等的保养计划实施情况，对维保服务提供商进行考核与评价，及时启动维保服务的续签或再采购工作，并结合维修数据、服务质量等评估维保服务价格是否合理。
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我院近几年维保服务在采购后，由合同管理员采用电子表格的形式登记维保服务提供商、维保服务签订日期、维保金额、维保年限、维保服务时间段、责任工程师等一些关键信息，日常对服务供应商的监督与考核工作由对应责任工程师完成。维保服务到期前一段时间由合同管理员负责通知对应工程师与采购人员该服务需要续签或重新采购，责任工程师手动汇总整理维修数据给到采购管理员，作为采购时的数据支持。依靠电子表格与人工提醒的模式管理较为粗放，容易造成维保服务未及时采购、服务评价没有如期完成、维保服务的保养记录、维修报告遗失等情况发生。本文从以上问题出发，设计从维保服务采购开始对服务进行持续的追踪，进而达到精细化管理目的。
二、改进方法 1.
维保合同电子化管理
在固定资产系统增加维保服务管理模块，主界面为维保服务合同管理界面。新采购一类设备的维保服务后，合同管理员或者采购员即在该模块录入该合同的详细信息，包括维保服务提供商、金额、维保开始与结束日期、服务最大可续签次数、保养计划日期、服务评价细则、服务评价周期、责任工程师等，并在系统上一一关联该维保服务包含的所有设备，可设置服务到期前的提醒时间与服务评价到期前的提醒时间。合同电子化管理以后，工程师将按设定时间收到有维保服务待评价的系统提醒，进入维保服务管理模块后有代办事项，从而促使工程师及时按服务评价模板启动评价打分流程；而在服务评价没有问题的情况下，采购员将按设定时间收到有维保服务待续签的提醒，在服务未超过最大续签次数时，系统上汇总核对维修数据后，采购员可启动合同续签流程，设置与办公系统的接口，带入合同会签流程所需要的各种信息，合同会签状态同步更新至维保服务管理模块。
1.
服务评价模板建立
细化原有的从维修质量、维修响应速度、保养质量、维修记录汇总、服务态度五方面考察的服务评价机制，在维保服务管理模块中增加维保评价模板。根据每个维保合同对应设备的不同，细化服务评价机制，比如，根据合同设置例如工作日开机率达95%以上的设备开机率指标、例如不超过5个工作日完成的维修速度指标、保养报告上传与保养内容打分项、维修记录上传的完整率与及时性、使用科室与工程师评价的服务态度得分等，尤其侧重未到达到上述指标项时的处罚措施，例如维修完成时间超过约定的最长维修时间或者维修完成后供应商超出约定时间上传维修报告后，则对应的维保服务时间相应增长约定的天数等情况。
1.
维保服务提供端数据上传
维保服务提供商在每次的维修、维护保养完成后一般会提供详细的加盖公司公章的维修保养报告等资料。以往模式下，设备管理部门作为服务的监督方，通常由责任工程师保管这类纸质版资料，而维保服务中的单次维修往往不连续，靠人工一次次存放材料很容易造成遗失，也不利于数据的汇总和后续的利用分析。因此设计维保服务提供商使用接口，系统上每次维修完成后，均会产生服务提供商有维修报告待上传的系统提醒，进入系统后有代表事项，并设置报告上传期限，提醒供商在每次维修完成后及时上传详细的维修报告，并填写当次维修对应的市场价格等信息，若以及合同管理界面中录入的约定保养计划时间到以后，系统提醒规定时间内上传对应的保养报告，以及设备软硬件软硬件安全升级记录、服务期内培训记录等的上传。
1.
维修数据汇总分析
维保服务在定期的服务评价时需要维修数据的汇总，此处的维修数据分为两个部分，一为服务合同关联的所有设备的维修汇总数据，这类数据为平日的维修数据的汇总，主要由责任工程师填写，二为服务提供商上传的维修数据，这些数据主要为平日服务提供商上传的维修报告数据、维修市场价格等信息的汇总。每次设备管理部门需要对这两部分数据做对照核实，从多角度对数据进行分析。例
如与历年的维修数据做对比，从维修市场价格、维修内容、维修效率、维修频次的变化，例如当对比发现某类内科镜子的当年维修市场报价与维修频次，远超上一年度的时，就需要设备管理部门联系临床使用科室来一起分析其中的原因，找出对策，从而一定程度商促进医疗服务的质量提升。而当维保服务需要续签或再采购时，维修数据的汇总分析可以给服务的采购提供决策谈判依据。
三、总结
医疗设备维保服务的质量对设备的安全稳定运行至关重要，因此对维保服务的管理不容松懈，本研究从电子化系统管理维保服务合同、细化服务评价机制、增加服务提供商数据上传功能以及维修数据的汇总分析等方面出发，设计了精细化的维保服务管理方法，以期达到有效管理服务提供商、促进维保服务质量提升的效果，具体效果待实施后进一步分析总结。
参考文献： 1.
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作者简介：
张静（1991.6-）,女，浙江义乌，浙江大学医学院附属第四医院，助理工程师，硕士，设备管理与采购方向