《秘书学概论》复习提示
名词解释题：
1. 秘书学 秘书学是一门研究秘书工作的规律及其应用的学科。
2. 秘书 秘书是直接为领导，主管或雇主提供辅助管理，综合服务，并以脑力劳动为主的工作人
员。
3. 文字型秘书 特点是有较强的文字表达能力和良好的语言文学修养，能迅速，准确地将已经决策的
领导意图转换成文字信息，并根据不同文种，不同读者对象写出语言得体而风格不同的文章。 4. 专业型秘书 特点是有自己的一技之长，或者是精通外语，或者是熟悉法律，或者是长于文字记录，
或者是懂得电脑和其他现代办公设备的使用或维护，乃至具有书法，摄影，录像等等专项技能。 5. 参谋型秘书 特点是具有较强的收集信息的能力和分析，综合，判断能力，能在错综复杂的事物中
迅速抓住主要矛盾，并作出准确的判断，能及时为领导决策提供可行方案，经常向领导提供有价值的信息和建议，辅助领导进行正确的决策。
6. 综合部门 综合部门又叫“综合职能部门”，是指在全局范围为领导的决策和宏观管理提供调查研
究，信息沟通，参谋咨询，综合协调，督促检查，以及办理文书，筹办会议，处理日常事务等等多项服务的部门。
7. 业务部门 业务部门又叫“专项职能部门”，是指有明确而有限的职责范围，专门管理某项具体业
务的部门。
8. 领导 领导是社会组织中拥有决策权力并负有明确责任的人。
9. 科学决策 科学决策是指领导者依据全面可靠的信息，充分尊重专家学者的意见，并有严格论证
程序的决策。
10. 文书工作 文书工作主要是指公文从起草到归档或销毁全过程的处理工作。
11. 三维综合分类法 三维综合分类法指综合“四象限”法，ABC分类法等时间利用理论，形成一
种比较容易操作的时间安排（实质上是工作安排）的方法。
12. 目标管理制度 目标管理制度是一种通过是组织成员亲自参加工作目标的制定来实现“自我
控制”，并努力完成工作目标的管理制度。
13. 目标管理原则 目标管理原则指的是管理者对被管理者只规定（或共同确定）明确的目标（任
务），而不过问达到目标的具体方法。
14. 性格 性格就是一个人在对现实的较稳固的态度和习惯化了的行动方式两个方面所表现出来的心理
特征。 简答题：
1. 简述秘书学的基本内容 有关秘书人员的理论，有关秘书机构的理论，以及秘书工作本身的理论 2. 简述秘书学的学科性质 应用性，综合性，管理学的一个分支
3. 简述本科秘书专业的培养目标。 本科秘书专业的培养目标是为社会培养具有现代公识，掌握现
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代秘书学基本理论和多项秘书业务技能，能够胜任县级以上机关和中等以上企事业单位秘书部门主要业务工作的德才兼备的秘书人才。
4. 秘书专业主干专业课程包括哪些？ 秘书学概论，秘书实务，秘书写作，办公自动化原理及应用，
文书学和档案管理学，中国秘书史
5. 简述“秘书”一词词义的演变。 最早出现在汉代，最新出现是指物而不是指人 P34
6. 简述秘书的行业特点。 秘书工作职业化，秘书业务专门化，选拔方式公平化，资格认定制度
化，从业人数扩大化，商务秘书女性化，劳动成果隐蔽化
7. 简述秘书机构的设置原则 适应性原则，分级管理原则，精简高效原则，相对稳定原则 8. 简述办公室的基本职能、职责 职能：参谋助手，督促检查，协调综合;职责：“三办”，办文，办
会，办事
9. 简述领导工作的特征 方向性，主导性，综合性，全局性
10. 领导宏观管理的主要内容有哪些？ 组织和用人，计划和指挥，协调和监督，教育和培训 11. 简述宏观管理的原则 分层管理原则，分工协作原则，目标管理原则 12. 简述秘书学的学科性质。 应用性，综合性，管理学的一个分支
13. 简述科学决策的程序。 发现存在问题，确定决策目标，拟定备选方案，选择确定方案，实施完善
决策
14. 简述秘书工作的分类情况 领导决策服务，秘书常规业务，机关日常事务
15. 秘书工作的性质、特点、作用分别是怎样的？ 性质：辅助性，综合性，性，机要性，事务性;
特点：被动性雨主动性的统一，事务性与思想性的统一，机要性与群众性的统一，经常性与突击性的统一，综合性与专业性的统一；作用：助手作用，参谋作用，协调作用，督查作用，信息作用，窗口作用，保障作用，桥梁作用
16. 怎样理解秘书工作的窗口作用？ 秘书的窗口作用是指秘书部门在工作中的表现直接关系到组织和
领导的形象。秘书部门是对外文书往来的关口P134
17. 秘书工作的宗旨、原则及基本要求分别是怎样的？ 宗旨：为领导工作服务，为各部门和所辖地区或
下级单位服务，为人民群众服务; 原则：守法遵纪原则，求真务实原则，超前服务原则，服从大局原则，团结协作原则，联系群众原则； 基本要求：主动，高效，准确，保密
18. 简述秘书工作方法的分类情况 一般工作方法p161特殊工作方法请示和汇报的方法，受意和传达的方
法，建言和进谏的方法，，引见和挡驾的方法，有效利用时间的方法
19. 常见的调查方法有哪些？ 现场观察，个别访谈，开调查会，问卷调查和测验，统计调查，
专家咨询和论证
20. 秘书谏诤应该注意哪些方面？ 第一，选择恰当的时机，不要在领导工作繁忙或心情烦躁时进谏;第
二，选择恰当的场合，避免在正式场合进行劝谏，而应在无他人在场时与领导交流;第三，要注意语言的技巧，运用比喻、典故，学习“邹忌讽齐王纳谏”的高超技巧。第四，不要一味说“不”，要正面提
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出建设性意见。
21. 秘书工作如何实现科学化管理？ 在工作程序、工作方法两个方面力争达到规范化，制度化，科
学化“三化”的要求。
22. 能否以领导是否满意作为评价秘书工作质量的唯一标准？为什么？ 不同的领导对秘书工作的要
求不同，“领导满意”具有很大程度的主观随意性;领导的品德和水平有高下之分，在工作上也有正确和错误之分，秘书工作不能一味迎合领导个人的喜好；秘书工作的规章制度（如文书保密制度）制约着秘书和领导的关系，秘书只能在不违背制度的前提下为领导服务。
23. 简述秘书工作的评价标准 一个单位秘书工作质量如何，是评价秘书工作管理水平的基本依据。秘
书工作的质量是由工作效益和工作效率两个因素决定的。 24. 简述秘书人员的分工要求 准确、合理 p177
25. 秘书职业道德包括哪些内容？ 实事求是，甘当配角，廉洁奉公，平等待人，履约守时，严守机密 26. 简述秘书应该具备的知识 基础知识：哲学常识，政治、法律、社会学常识，经济学常识，文学、
艺术常识，历史、地理常识，自然科学常识，数学知识，计算机知识； 与秘书直接相关的知识：语言学，逻辑学，管理学，领导科学，公共关系学，社交礼仪学，心理学，传播学； 专业知识:秘书业务的专业知识，所在单位业务涉及的专门知识。
27. 秘书能力的构成(一般、业务、操作) 一般能力：观察力，思维力，想象力，记忆力，注意力；业务
能力：书面表达能力，口头表达能力，信息处理能力，协调和社交能力，办事能力；职业技能：文字处理能力，现代通讯技术，计算机及网络技术，现代办公设备的使用和保养技术，汽车驾驶技术，书法和快速记录技术
28. 简述需要的五个层次 生理需要，安全需要，社交需要，尊重需要，自我实现需要 29. 简述兴趣的特征 兴趣的广度，兴趣的稳定性，兴趣的效用
30. 简述秘书情感的内容、形式 秘书的主要情感内容：理智感，道德感，审美感 形式：情绪，心境，
激情
31. 简述秘书应该具备的意志品质 自觉性，坚韧性，自制性
32. 简述气质的基本类型及其优缺点 一，胆汁质，优点是有毅力、积极热情、有独创性；不良表现是
缺乏自制力、粗暴和急躁、易生气、易激动; 二，多血质，该类型的人适应性强、善于交际，待人热情，学习上了领会问题快，但也表现轻率，不忠诚等缺陷; 三，粘液质，该类型的人容易形成勤勉、实事求是的精神、坚韧性等特征，但也可能具有萎靡、迟钝、消极、怠惰不良品质；四，抑郁质，该类型在情绪方面表现为情感不易老化、比较平静、不易动情、情感脆弱、神经过敏、容易变得孤僻，在行为方面表现为动作缓慢、胆小、不喜欢抛头露面、反应迟钝。
33. 简述性格的态度特征和行为方式特征 性格的态度特征主要是指个人对社会、对集体、对他人、对自
己以及对待学习、工作、劳动的态度中所表现出来的较为稳固的总的趋向; 行为的方式特征主要是指在日常工作、生活、交际活动中体现出来行为习惯的不同特点。
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34. 秘书应养成(避免)什么样的性格特征？ 秘书人员应逐步养成认真、热情、随和、幽默、灵活的良
好性格，特别要加以避免或纠正的不良性格有冷漠、浮躁、自卑、孤傲、马虎等。
35. 秘书应如何处理好与领导的关系？ 对领导要有充分的了解，给领导以更多的尊重，把领导当做朋友。 论述题：
1. 怎样理解秘书“劳动成果隐蔽化”这一现象？ 秘书的从属地位和秘书工作的辅助性决定了秘书的劳动
成果总是以组织的名义或领导的名义公布于世。P
2. 为什么说“秘书工作”的外延是模糊的？ “秘书工作”与“非秘书工作”的交叉、“秘书工作”与“共
有性工作”的交叉、“秘书工作”与“秘书部门负责的工作”的交叉 p106
3. 秘书应该怎样向领导请示和汇报工作？ 一，明确请示和汇报的内容；二，根据不同情况采取不同的
方式；三，秘书请示、汇报工作，要注意对口；四，不管是请示还是汇报，秘书事前都要做好准备，内容较多的要有提纲，以使请示、汇报的事项条理分明。 P1
4. 为什么把“实事求是”列为秘书职业道德的首要内容？ 秘书工作的大多数内容都与信息相关，而实
事求是是精神的具体化主要表现在信息的真实性和准确性上。P194
5. 为什么说秘书工作是机要性与群众性的统一？ 秘书工作是一项机要性工作。但另一方面，秘书部门又
是汇集信息的渠道，是联系各方面的桥梁，其工作性质具有很强的群众性。P130
6. 为什么说秘书工作是经常性与突击性的统一？ 秘书部门有大量的常规工作要做，但除了常规工作，
有时也会遇到突发性的问题。P131
7. 为什么说我国秘书正在实现从行政职务到社会职业的转化？ 参考p106 8.
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