医院公文管理制度

第一篇：医院公文管理制度

医院公文管理制度 第一章 总则

第一条 为做好我院公文管理工作，使公文处理进一步规范化、制度化、科学化、程序化，提高公文处理质量和工作效率，特制定本规定。

第二条 公文是传达上级精神，发布行政决议和规章，请示和答复问题，指导和商洽工作，报告情况和交流经验的重要工具。

第三条 各级领导和办文人员要增强公文意识，树立高度责任感，严格办文程序和制度，层层把关，层层负责，发扬深入实际、调查研究、实事求是的工作作风，克服官僚主义、形式主义和文牍主义、努力提高公文处理工作的质量和效率。

第四条 公文处理应当坚持实事求是、精确、高效的原则，做到及时、准确、安全；严格执行国家保密法律、法规和其他有关规定，确保安全。

第五条 院长办公室是公文处理的管理机构，主管本院公文处理工作并指导各部门公文处理工作。

第二章 公文种类

第六条 根据我院实际，我院公文的主要种类有：

1.决定：适用于对重要事项或重大行动做出安排，奖惩有关部门、科室及人员，变更或撤销下级部门不适当的决定事项。

2.决议：适用于经过会议讨论通过并要求贯彻执行的重要事项。 3.通知：适用于批转下级部门的公文，转发上级机关单位和不相隶属机关单位的公文，传达要求下级部门办理和需要有关单位周知或执行的事项，任免和聘用干部。

4.通报：适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。5.报告：适用于向上级机关单位汇报工作，反映情况，提出建议，答复上级机关单位的询问。

6.请示：适用于向上级机关单位请求指示或批准的事项。7.意见：适用于对重要问题提出见解和处理办法。

8.函：适用于不相隶属机关单位之间商洽工作，询问和答复问题，向有关主管部门请求批准和答复审批事项。

9.规定：用于对特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范。

10.会议纪要：适用于记载、传达会议情况和议定事项。 第三章 公文格式

第七条 公文一般由文头、正文、文尾三部分组成。

第 公文文头一般包括文件名称、发文字号、签发人等内容。 1.文件名称，发文统一使用印有“******医院”（套红）名称的信笺纸。

2.发文字号 包括院、部门代字、年份、顺序号，置于文件名称之下、横线之上、居中。如标注签发人，签发人居横线上右侧。

3.签发人 向上级机关报送的文件，要由主要负责人签发，主要负责人外出时，经其授权由主持工作的负责人签发。签发人姓名、会签人姓名置于发文号的同行右端。第九条 公文正文部分一般包括标题、主送机关单位、部门、内容、附件、发文机关单位、发文日期、印章等。

1.标题

置于文头之下、主送机关单位、部门之上、居中。标题一般应当标明发文机关单位名称、事由、公文种类，要准确、简要地概括公文的主要内容，标题中除法规、规章名称和书名外，一般不用标点符号。

2.主送机关单位、部门

是指公文的主要受理机关单位、部门，应当使用全称或规范化简称、统称。一般置于标题之下、正文之上、左端顶格。一般普发公文，可主送几个以上单位；向上请示，一般只写一个主送单位，不宜多头主送，以免责任不明。如需同时送其他单位，可用抄送形式。

3.内容

是公文的主体，要求情况确实，观点明确，条理清楚，层次分明，

文字简炼、得体。公文如有附注（需要说明的其他事项），应当加括号标注。

4.附件

正文的补充说明或有关参考资料。附件名称标于正文内容之后、发文机关之前，注明附件名称和件数。附件与主件合订在一起，并在正文之后。

5.发文机关

又称落款。落款应当用全称或规范化简称，置于正文内容末尾的右下方。

6.发文日期

一般署会议通过日期或领导人签发日期，发文日期应当以汉字写明年、月、日，置于发文机关署名的右下方。

7.印章

所有发文，应当加盖发文机关印章。印章盖在年月日的中上方，上沿不压正文、下沿略压年月日。如印章盖在正文内容脱离的空页上，要在该空页的左上方标“（此页无正文）”。

第十条 公文文尾部分包括主题词、抄送机关、印发机关、印发日期、印刷份数。公文为函件时，文尾只包括主题词、抄送栏、份数等，且不注印发机关和印发日期。

1.主题词

反映文件主题内容的规范化名词或名词词组，置于发文日期之下、抄送栏上横线的左端。主题词按《公文主题词表》规定标引。

2.抄送机关

除主送机关外，其他需要执行和知晓公文的机关单位。送往上级机关的为“抄报”，送往同级机关或不相隶属机关的为“抄送”。抄送、抄报栏设在文尾主题词之下。

3.印发机关、印发日期和印刷份数

印发机关是指印发公文机关的办公部门；印发日期是印发机关印刷公文的起印日期，一般印成“×年×月×日印发”；印刷份数是文件印刷的总数，一般是根据发放范围、归档份数、发文机关留用等方面

的需要来确定，印成“共印×××份”。印发机关、印发日期和印刷份数置于公文末页下端。印发机关和印发日期在同一行左右两侧顶端，中间隔一定距离，并用两条与图文区等宽的细实线相夹。印刷份数置于抄送栏下横线右下侧、印发日期的下方。

第十一条 公文排版格式

公文文字从左至右横排，左侧装订，公文用纸一律采用 A4 型（210 毫米× 297 毫米），公文首页为印有眉头的公文纸。全文采取宋体，文号小四号加黑，大标题2号加黑，正文4号，页码小5号，签发人（会签人）用 3号，主题词用小4号。全文间距25磅。页面设置：上2厘米、下2厘米、左2厘米、右2厘米。

第四章 行文规则

第十二条 院部可以对上对下行文，也可以与有关单位和兄弟单位之间互相行文。院内其他科、部一律不对外行文。

第十三条 院长办公室根据院部授权，可以分别向院内各科、部行文。

第十四条 信函行文首页一律使用套红居中印有发文机关名称的信笺纸，可以编发文字号，标注于信笺纸上发文机关名称的中下方。

第十五条 向院长请示问题，除院长直接交办的事项外，请示应当送院长办公室按规定程序处理，不应当直接送院长本人。

第十六条 除院长直接交办的事项外，不得以医院名义向上级机关单位负责人报送“请示”、“意见”和“报告”。

第五章 公文办理

第十七条 公文办理是医院领导、办公室和其他职能部门的一项经常性的重要工作。它对于实现医院职能，加强医院建设，提高医院工作效率，有着极大的关系。公文办理分为收文办理和发文办理两大部分。

第十 收文办理由收文登记、阅批、传递、催办、存档等环节组成。

1.收文登记 对收进的外来文件、电报，由院长办公室统一进行签收、拆封、登记。院领导亲收件，交本人拆封。亲收人如认为需要医

院存查或处理的，可以交校长办公室按收文登记办理。

2.阅批

收文登记后，一般公文由院长办公室负责人阅签提出拟办意见，转有关职能部门承办。重要公文由院长办公室负责人阅签，呈送院领导阅批后，由院长办公室转有关职能部门承办或组织传阅。急件应即时阅批。

3.传递

各部门传送文件应由专人负责，文件传送必须在送件簿上登记，凭送件簿分送收件部门，收件部门收件后应在送件簿上签收。

4.催办

院长办公室人员及时掌握公文运转和处理情况，对办理的公文要负责检查催办，防止漏办或延误。院长办公室对公文处理情况有催办、督促和检查的责任。

5.存档

各种收文交由院长办公室统一存档。

第十九条 发文办理由拟稿、核稿、签发、编号、登记、缮印、校对、用印、发送等环节组成。

1.拟稿

以医院名义发出的综合性报告、请示等，由院长办公室拟稿或组织有关部门共同拟稿。凡是各部门需要以医院名义行文批发本部门文件时，由各部门拟交院长办公室行文。

拟稿时注意事项：

⑴用词准确、规范。人名、地名、专用术语、数字、事物名称、引文准确无误。使用简称，应先用全称在括号内注明“以下简称××”。简称应规范化。时间应写具体的年月日，不要把“ 20 ××年”简写成“××年”一般不用“明年”、“上月”、“前日”等概念。不写不规范的字。

⑵公文中的数字，除发文时间、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语，具有修辞色彩的语句作为词素的数字必须用汉字外，应当使用阿拉伯数字。公文中应使用国家法定的计量单位。

⑶引用公文应先引标题，后引发文字号。

⑷起草公文的依据文件、重要参考资料及有关说明材料，应附在文稿之后。

2.核稿

核稿时，要对公文草稿的内容、文字、格式和行文规范等方面进行审核和检查，发现问题及时纠正。

⑴公文草拟后送有关负责同志审核。

⑵各部门以医院名义发出的公文，应先经分管院长核阅签字，送院长办公室复核后，再送院领导签发。紧急公文在送审时应提出办理时限。

⑶凡涉及几个部门工作的公文，由主办部门会同有关部门负责同志一并核阅会签。

⑷院长办公室复核部门所拟需以医院名义发出的文件，一般只作文字上必须的少量修改，必要时可作内容上适当调整或要求有关部门修改后再送审。

⑸未经核稿的公文，或须会签而未会签，须送附件而未附送的公文，一律不得送院领导签发。

3.编号、登记

院长办公室对以医院名义发出的文件都要编号、登记。4.签发 属于全面的、重要的方针、性问题，应以医院发文。以医院名义发出的文件，都应由院长签发。属于正常工作性质的例行公文，院长办公室可以根据授权签发。

5.用印、发送

签发后应在文件未页加盖单位印章。最后，由公文拟稿部门负责，按公文要求投送公文主送、抄报（送）单位。

6.归档

公文发送后，院长办公室负责将发文原件归档。 第六章 附则

第二十条 本规定由医院授权院长办公室负责解释。 第二十一条

公文发文字号规定

为了正确使用和处理各类公文，加强公文的规范管理，现对院各部门公文发文字号作如下规定： 1.发文字号应当包括单位代字、年份和序号。年份和序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用中括号“ [ ] ”括入；序号不编虚位（即 1 不编 001），不加“第”字。

发文字号位置，发文字号位于发文机关标识与横线之间居中排列。2.医院上行文发文代字规定如下： 报告

***医报 请示

**医请 3.医院下行文发文代字规定如下： ⑴有关党群内容对内发文： 党总支部„„„„„„„„„„„„****党字 工 会 „„„„„„„„„„„„„„****工字 团支部 „„„„„„„„„„„„„„****团字 ⑵有关行政内容对内发文：

医院„„„„„„„„„„„„****院字 各委员会„„„„„„„„„„„„***委字 第二篇：公文管理制度

公文管理制度

为提高公文工作质量，强化公文收发的程序化管理，促进公文处理工作规范化、制度化、科学化，特制定本管理制度。

公文管理由办公室负责，分为收文管理和发文管理两部分： 一、收文管理

（一）发送来的文件资料，由办公室统一接收，登记和保管，发送领导个人的文件、资料、信函，办公室要及时送达。

（二）处理各类来文，严格按程序办理，随到随办，急件急办，防止文件积压和逾期不办。

（三）领导阅文后，要在处理单上批签意见或明确办理责任人，并签名。

（四）办公室负责督促领导批办事项的落实，及时将办理结果向领导反馈。

（五）文件处理完毕后，要及时归档。

二、发文管理

（一）公文制发的基本要求

1．所有公文以运管所人秘股的名义制发，要求严谨、规范，符合国家法律法规、方针和上级机关的文件精神。

2．发文目的要明确，依据充分，概念准确，文字简洁，与本单位的管辖范围和权限相适应，不得超越权力界限和范围行文。

3．公文必须使用国家法定的规范汉字和计量单位，不得使用异体字和不规范的繁体字、简体字。撰写、修改和签批公文，用笔用墨必须符合存档要求。

4．公文制发的具体方法、程序、行文规则及文种格式等，要严格遵守相关规定。

（二）公文制发程序

相关股室（拟稿）→办公室（核稿）→主管领导（会签或签发）→主任（签发）→办公室（编号等）→相关股室（打印样稿）→办公室（复核样搞）→相关股室（印制）→相关股室（发送）→办公室（存档）

（三）公文的草拟和审核

1．草拟公文。股室业务性公文由有关业务股室拟稿，并按照程序将草拟稿送办公室核稿，草拟文稿，要求字迹端正、清晰。

2．办公室核稿时，审核确定是否需要行文，文稿的内容是否正确，公文文种及发文级别是否适当，文件格式及语句是否准确，发送范围和机密等级，紧急程序是否适当，做好发文的基础工作。未经办公室核稿的文稿，原则上领导不予签批。

（四）公文的送审和签发

1．办公室核稿由办公室负责文字工作的同志或办公室主任负责，核稿后的文稿，送分管领导审签。

2．发文文稿按以下办法送领导审签：

①文件内容属于方针、、原则范围内的或其他事关全局的，送主任签发.②领导签发公文，应当签署明确意见、姓名和具体时间。③公文要按规定时间审签、传递，一般文件在一位领导手中不超过2

天，紧急公文不在领导手中过夜，特急公文、秘密公文由办公室派出专人传递送签。

（五）公文的印制与发送

1．经领导签批同意发文的公文稿，由办公室负责进行复核，在复核中发现不妥或有疑问的，应及时报告签发文件的领导，建议更改，但核稿人不能擅自作主修改。

2．文件复核定稿后，由办公室按程序进行登记编号，确定印刷份数，安排打字、校对、印刷、盖章和分发。在校对中如发现原稿在内容、格式、文字、发送范围等方面有疑问或错误，应及时通知核稿者，建议其纠正，并按程序批准。

3．单个股室的业务性公文由业务股室分发，事关全局或涉及多个股室的公文由办公室分发。文件分发要及时、准确、安全；分发密级文件时，要按机关保密工作规定，将分发对象、份数登记清楚，防止失密泄密。

第三篇：公文管理制度

公 文 管 理 制 度

一、目的为规范公司公文管理，统一公文格式，优化公文起草发放流程，提高公文办理水平，提升企业形象，结合公司实际，制定本。

二、职责

公司人事行政部作为公司公文主管部门，负责公司所有公文的审核、发放、登记、传阅、催办、立卷、归档等工作。

三、公司公文分类：

（一）请示。请求地方及其有关部门或领导，或者请求公司及相关领导指示、批准有关事项时使用。请示是上行文，需要相关部门知悉的，可以用抄送形式。请示必须一文一事，按行政关系逐级上报，因特殊情况必须越级的，应抄送被越过的部门。

（二）报告。向地方及其有关部门，或向公司及相关领导汇报工作、反映情况、提出意见或建议，答复地方及其有关部门或者领导的询问时使用。报告可以有专项报告或综合报告。

（三）通知。发布企业管理制度、决定、企业标准，转发地方政

府及其有关部门的公文，传达要求下级单位办理和有关单位需要周知或共同执行的事项，聘用和解聘企业管理人员等情况下使用。

（四）通报。传达重要精神或者情况，表彰先进，批评错误时使用。

（五）决定。对重要事项或重大行动做出安排或处理时使用。 （六）函（复函）。与公司以外其他企业、事业单位之间相互商洽工作，询问和答复问题时使用。

（七）会议纪要。记载和传达公司及各部门内部会议主要精神和议定事项时使用。

四、公文格式

（一）凡内容重要、格式完整的公文，如对地方及有关部门的请示、报告，公司内部重要通知、通报、决定等文种，应使用有“安徽省昌水建设工程有限文件”字样的红色版头（以下称红头文件）。函（复函）、报告、内部请示、会议纪要等其他文种以及就内部一般事务所发通知、通报等，使用非套红版头。

（二）以红头文件的形式办理的公文一般由文件名、文号、标题、签发人、主送单位、正文、附件、署名、成文时间、分发栏（呈、报、发等栏）、抄送（抄报）单位（个人）等部分组成。

（三）发文编号由承办部门代字（用汉字表示）、发文年份（阿拉伯数字外加方括号）以及本发文顺序号（用阿拉伯数字表示）组成。例如公司人事行政部发文编号为：“昌水人字【2011】第X号”。

（四）公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容，在文号下方居中书写，并应少于正文每行的列数。标题由发文事由加上文种二部分组成。标题除必须使用书名号、引号和顿号的以外，一般不用标点符号。

文件内容比较重要的“通知”、“通报”类红头文件，其标题应写明某某事项的通知

或某某问题的通报等，不可直接用“通知”、“通报”之类的写法。

（五）公文主送单位即公文抬头，是指收受、办理、执行公文的

地方及其有关部门、公司内部各有关部门、其他企业事业单位等。

（六）正文是公文的主体，在主送单位下方书写。正文内容应符合国家法律法规、方针和其他有关规定，并做到所表述的问题客观真实、观点明确、条理清楚、层次分明、文字简练、用词规范，所使用的标点符号应符合国家发布的《标点符号用法》的规定。使用简称时，应先写明全称再注明简称。年份不能省略或简写。

引用人名、地名、数字要准确。引用公文应先引用标题，后引用文号。

公文中的数字，除成文时间、结构层次序数、词和词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应采用阿拉伯数字。正文中的结构序数，第一层用“一”，第二层用“

（一）”，第三层用“1”，第四层用“（1）”。

（七）附件是正文的补充材料，与正文具有同等的效力。公文如有附件，应当在正文之后、署名和成文日期之前加注附件说明。“附件”字样另起一行空两格书写，附件名称随后书写。有两个以上附件时，附件名称按顺序“

1、XXX”、“

2、XXX”，从上至下对齐平行书写。附件名称应与附件本身标题一致。若一行书写不下时，另起一行与上一行附件名称顺序号后第一个字对齐书写。

每个附件的左上角顶格应注明“附件X”。只有一个附件的，只标注“附件”。附件的正文书写与主文的正文书写相同。

（八）公文成文日期应当用汉字书写完整的年、月、日。公文成文日期应以公司领导签发的日期为准，在署名正下方居中书写，并至少在署名之后空一行。日期中的“零”应当使用特殊符号中的“○”，不得使用阿拉伯数字中的“0”或英文字母中的“O”。

（九）红头文件的主文最后一页的最下方应设分发栏。分发栏一般用三条横线相隔分为三栏。第一栏标注“呈送人或单位”，第二栏标注“发送人或单位”，第三栏标注“存档人或单位”。

（十）除附图、附表外，所有公文均应采用A4型纸，其图文区的

尺寸为：上白边（天头）和下白边（地脚）20mm，左白边和右白边25mm。

（十一）所有红头文件的文件名均应选用65号加粗宋体；文号和签发人均选用四号宋体；正文部分的文字（包括署名和日期）一律采用四号或小四号宋体。

（十二）两页和两页以上的公文，应在每页图文区最下端的居中或左（右）下角位置标注页码。附件的页码可与主文一起按顺序标注，也可单独标注。

五、发文管理

公司人事行政部负责对各类红头文件（签字审批版）进行下发和归档。一般下发形式为电子版，通过电子信箱下发至各部门负责人或全体员工邮箱。必要时打印纸质版文件发放至各部门负责人，并做好发文签收登记工作，同时要求各部门负责人做好文件的宣贯工作。 第四篇：公文管理制度

公文管理制度

一、公文是指行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，根据需要，可使用决定，公告，通告，通知，报告，请示，批复，意见，函，会议纪要和明传电报 体式的公文种类。环保局根据需要可使用公告，通告，通知，报告，请示，意见,函等体式的公文。

二、环保保局办公室是公文处理的管理机构。环保局办公室有权对环保局内部的公文管理，印信管理，档案管理等项工作进行监督，检查和指导。

三、公文处理应当坚持实事求量是，精简，高效的原则，做到及时，准确，安全。

四、公文处理严格执行国家保密法律，法规和其他有关规定，确保国家秘密的安全，同时也要遵守全单位，本系统的保密制度和保密事项。

五、发文办理

(一)发文办理是指以本单位名义制发公文的过程，包括草拟，审核，

签发，复核，缮印，用印登记,分发等程序。

(二)草拟公文应做到：1.符合国家的法律，法规及其它有关规定。2.情况确定，观点明确，表述清晰准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，符合实际，便于操作，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。3.根据行文目的确定文种。4.人

名，地名，数字，引文准确。引用公文应先引标题,后引发文字号。 (三)草拟公文的程序：1.各股、室、队草拟的公文在送局领导签发前，应当由办公室进行审核，审核的重点是：是否确需引文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的要求，公文格式是否符合规定，相关业务内容是否有相关股、室、队会签，是否有错别字，标点符号，语法是否有错误,层次是否清晰等。2.办公室审核后由审核人签署意见，交草拟部门填写《发文审批表》送主管领导签发或由主管领导授权的分管领导签发,未经签发的一律不予复核和负责制。3.公文正式印制前，办公室应当进行复核，重点是：拟稿部门负责人，拟稿人是否签字，审批，签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一，规范等。4.经复核需要对文稿进行实质性修改的,应按程序复审，对复核无误的由办公室对其编号，印制和分发。5.办公室应对草拟的文稿，,附件和印制好的正式公文一并整理立卷,定期归档。6.需要暂时保密的公文在拟稿，印制过程中和正式分发前相关人员应做好保密工作。

六、收文办理

(一)收文办理是指对收到公文的办理过程，包括签收，登记，审核，拟办，批办，承办，催办等程序。

(二)办公室应对签收的来文进行登记，《收文登记薄》

应登记收文日期，发文机关，公文名称,文号，发文时间，签收时处理意见和签收人姓名。所在来文均应附《收文处理单》送主管领导批阅。主管领导不在送分管领导批阅,涉及重要事项，分管领导应征求主管领导意见后再行批阅。然后按领导批示意见送交有关股、室、队传阅承办，公文禁止横向传阅。对有具体请示事项的，主批人(主管领导或主管领导授权的分管领导)应当明确签署意见，姓名和审批日期，

其他审批人圈阅视为同意；没有请示事项的，圈阅视为已阅知。

(三)承办部门收到交办的公文后应及时处理办理，不得延误，推诿，紧急公文由办公至负责催办和督办。

(四)股、室、队对性和操作指导性较强且须复印的来文，由办公室复印后送局领导和有关业务股室，确需借阅原件的，应履行借阅手续，由借阅人在《文件借阅登记薄》上签字，借阅人应签名。

七、公文管理

(一)公文由办公室所设的专(兼)职人员统一收发，审核，用印,归档和销毁。

(二)公文办理完毕后，应当根据《中华人民共和国档案法》和其他有关规定，及时整理(立卷)归档。个人不得保存应当归档的公文。

(三)归档的公文,应根据其相互联系，特征和保存价值等整理(立卷)，保证归档公文的齐全，整，能反映本单位的主要工作情况，便于保管和利用。

(四)拟制，修改和签批公文，书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求，有公文用纸张全部采用A4型。

(五)环保局应每两年清理一次不具备归档和存查价值的公文，经过鉴别并经办公室负责人和主管行政的局领导批准后可以销毁。

(六)本单位已不符合国家，省和环保部的发文应予撤销；发布新规定新办法后，原已不再使用的公文应同时废止。

八、为加强行政管理,提高公文处理水平,环保局应认真组织学习《国家行政机关公文处理办法》等文件精神，对本管理办法中的未尽事宜，均按上述文件规定执行。 第五篇：公文管理制度

公文管理制度

一、公文是指行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，总局、分局两级社保机构根据需要，可使用决定、公告、通告、通知、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要和明传电报等体式的公文种类。农场社保局根据需要可使用公告、通告、通知、报告、请示、意见、函等体式的公文。

二、总局、分局社保局办公室是公文处理的管理机构。 （一）总局、分局社保局应设或指定专人负责公文处理工作。 （二）农场社保局亦应设兼职人员处理公文、管理印信和档案工作。

（三）总局社保局办公室有权对垦区社保系统的公文管理、印信管理、档案管理等项工作进行监督、检查和指导。

三、公文处理应当坚持实事求量是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。

四、公文处理严格执行国家保密法律、法规和其他有关规定，确保国家秘密的安全，同时也要遵守全单位、本系统的保密制度和保密事项。

五、发文办理

（一）发文办理是指以本单位名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印登记、分发等程序。

（二）草拟公文应做到：

1、符合国家的法律、法规及其它有关规定。

2、情况确定，观点明确，表述清晰准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，符合实际，便于操作，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。

3、根据行文目的确定文种。

4、人名、地名、数字、引文准确。引用公文应先引标题，后引发文字号。

（三）草拟公文的程序：

1、各科室草拟的公文在送局领导签发前，应当由办公室进行审核。审核的重点是：是否确需引文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的要求，公文格式是否符合规定，相关业务内容是否有相关科室会签，是否有错别字、标点符号，语法是否有错误、层次是否清晰等。

2、办公室审核后由审核人签署意见，交草拟部门填写《发文审批表》送主管领导签发或由主管领导授权的分管领导签发，未经签发的

一律不予复核和负责制。

3、公文正式印制前，办公室应当进行复核，重点是：拟稿部门负责人、拟稿人是否签字，审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。

4、经复核需要对文稿进行实质性修改的，应按程序复审，对复核无误的由办公室对其编号、印制和分发。

5、办公室应对草拟的文稿、附件和印制好的正式公文一并整理立卷，定期归档。

6、需要暂时保密的公文在拟稿、印制过程中和正式分发前相关人员应做好保密工作。

7、分局社保局行文涉及到另行制定有关和办法的应请示总局社保局方可行文。分局社保局行文一律送总局社保局备案。

六、收文办理

（一）收文办理是指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。

（二）办公室应对签收的来文进行登记，《收文登记薄》应登记收文日期、发文机关、公文名称、文号、发文时间、签收时处理意见和签收人姓名。所在来文均应附《来文处理单》送主管领导批阅。主管领导不在送分管领导批阅，涉及重要事项，分管领导应征求主管领导意见后再行批阅。然后按领导批示意见送交有关科室传阅承办，公文禁止横向传阅。对有具体请示事项的，主批人（主管领导或主管领导授权的分管领导）应当明确签署意见、姓名和审批日期，其他审批人圈阅视为同意；没有请示事项的，圈阅视为已阅知。

（三）承办部门收到交办的公文后应及时处理办理，不得延误、推诿、紧急公文由办公至负责催办和督办。

（四）科室对性和操作指导性较强且须复印的来文，由办公室复印后送局领导和有关业务科室，如确需借阅原件的，应履行借阅手续，由借阅人在《文件借阅登记薄》上签字，借阅人应签名。

七、公文管理

（一）公文由办公室所设的专（兼）职人员统一收发、审核、用

印、归档和销毁。

（二）公文办理完毕后，应当根据《中华人民共和国档案法》和其他有关规定，及时整理（立卷）归档。个人不得保存应当归档的公文。

（三）归档的公文，应根据其相互联系、特征和保存价值等整理（立卷），要保证归档公文的齐全、完整，能反映本单位的主要工作情况，便于保管和利用。

（四）拟制、修改和签批公文，书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求，所有公文用纸张全部采用A4型。

（五）总局、分局两级社保机构应每两年清理一次不具备归档和存查价值的公文，经过鉴别并经办公室负责人和主管行政的局领导批准后可以销毁。

（六）本单位已不符合国家、省和总局的发文应予撤销；台和发布新规定新办法后，原已不再使用的公文应同时废止。

八、为加强行政管理，提高公文处理水平，各级社保机构应认真组织学习《国家行政机关公文处理办法》和《黑龙江省＜国家行政机关公文处理办法＞实旆细则及黑垦局发［2002］2号、黑垦局办文［2002］1号文件精神，对本管理办法中的未尽事宜，均按上述文件规定执行。