展会筹备计划

时间 每年年终 参展筹备 制定新的一年国内外主要展 工作重点 全年参展计划 和参展财务预 算 （11-12 月） 会参展计划 如可以提前预定地理位置优 越展位 确定参展财务预算 开展前三个月 、八 前 成立参展筹备委员会并指定 负责人及协同人员 展位特装等前 期准备工作 筹备委员了解展位具体规格， 设计展位装修，取得展会主办 方特装批准（根据具体要求处 理） 选择并着手准备计划参展样 品及样品报价 设计制作参展宣传册、产品手 册及易拉宝 开展前两个月 跟进展览前期准备工作 最后确定参展样品和样品截 止日期 着手准备赠送现场客商的特 确认样品、礼品 和设计方案落 实 色礼品或样品 最终落实展位设计方案 开展前一个月 检查确认前期准备工作的不 足、落实前期工作 落实参展的必 备物料，与会人 员培训邀约客 户等工作 最终检查参展样品和礼品准 备工作 最终确疋参展旦传册、产品手 册及易拉宝设计方案并交付 印刷 培训参展人员（产品知识、报 价原则、相关礼仪） 初步拟定展会现场活动节目 （根据具体情况安排舞蹈合 唱或请代言等） 支付展位及展位装修等其它 所需费用（根据具体情况定） 通知国内外客户公司的参展 计划并邀约到场观展洽谈 开展周前 确认参展所需物料全部齐备， 打包好宣传画册、产品画册已 及参展样品等一切物品 确认物流公司或公司车辆，根 最后确认准备 工作：员工、客 户、展品、展位、 画册、报价、活 据具体情况确认参展所需物 品发货时间，落实后发往参会 所在地 开展两天前 视察展厅及场地，确认展位装 修 确定所有参展物品抵达参展 地并运送至参展现场 检查所定设备及所有物品和 功能 布展 最后落实展会现场活动节目 开展前天 检查展位所有设备和样品摆 放，以及礼品画册的准备情况 动资料等 最后落实参展人员每人的职 责 开展期间 现场活动的把控 详细记录每一个到访客户的 情况和要求 对参展现场进行拍照，以备以 后使用 将潜在商机和客户资料及时 发给相关负责人，以便及时处 宣传推广、信息 收集和处理以 及现场洽谈 理和跟进（趁热打铁创造展会 最大价值） 展览结束 处理撤展事宜，所有参展用品 分类整理，安排运回公司并妥 善处理 根据参展情况预约下期参展 处理跟进展会期间收集更重 客户资源及信息 评估参展效果，总结参展过程 中的不足，加以改进完善 撤展、下期展位 预定、信息追踪 （主动出击）