浅析人事档案管理的数字化应用

图书管理ＩＳＣ　ＪＥＮＣＥ　ＦＯＲＵＭ　浅析人事档案管理的数字化应用　刘芳　蓬莱阁管理处山东蓬莱２６５６００　［摘要］完整、准确的员工档案管理工作是全面考察、了解、正确评价和　四　如何做好数字化档案管理工作　使用人才的重要依据，是保证人才队伍素质的重要措施，特别是对干部选　１、提高对人事档案数字化工作的重视程度　人事档案管理工作是一项不引人注目又默默无闻的工作，长期以　拔方面有着重要意义，人力资源部门认真审阅接受、收集整理员工人事档案　为单位决策者提供准确、齐全资料，为合理配置人力资源提供可靠依据。　来，相当一部分人的认识都存在一些误区，认为人事档案工作就是简单　的收集与保管等事务性工作，不是单位的主要工作，也不能给单位带来　【关键词］人事档案；数字化　直接的经济效益，只要“守好摊”，不丢失，不泄密，能应付外调、查档　蓬莱阁景区作为全国知名景区，旅游服务一直走在同行业前列．一　流的景区离不开一流的旅游资源，更离不开一流的旅游管理团队，蓬莱　阁的各项内部管理始终处于行业先端，人事档案管理工作从１９９９年就开　始实行数字化管理，至今已形成完整系统的管理体系，功能完善的数字　化档案管理体系在景区人力资源管理工作中发挥了巨大的作用。　人事档案的基本构成　一就行了，所以人事档案管理往往被忽视。通过人事档案数字化工作的达　标升级，主管领导的档案管理意识进一步加强，重视程度明显提高，从　资金投入，设施改善、到人员配备与制度落实都下大气力，为做好人事　档案管理奠定了基础。　．２．加大资金投入，更新改造人事档案软硬件设施　般情况，人事档案管理归口政工部门或人力资源部门，专人专管。　一人事档案是人力资源管理中的重要组成部分，是一项性、专业　但很多单位没有专门机构管理人事档案，面临着人事档案管理基础不　性、连续性和保密性很强的工作，是国家档案的重要组成部分，人事档　案是企业人事管理过程中形成的，以员工个人为单位集合起来，以备考　察的文字材料。人事档案是企业员工信息的重要载体，历史、全面、真实　地记载着员工个＾成长经历、能力和品德、才能。人事档案包括员工个人　的经历、家庭情况、社会关系、工作变动、思想品德、业务能力等方面的　材料；学历和专业技术职称材料ｔ政审材料，参加中国党、共青团　及民主党派的材料；奖励、处分材料；录用、任免、聘用、工资、离退休、　退职、出国、劳动合同、转业退伍、调动等多项内容。　二、数字化人事档案管理构成　数字化人事档案管理一般由三部分组成：人事档案库、数字资料库　以及检索查阅。　管理水平参差不齐，档案馆合条件简陋的问题。要实现人事档案数　字化管理，就需要设立专门的人事档案室，实现库房、阅档室、办公室　一，“三室”分开，配备专用铁质档案柜、灭火器、加湿器、温湿度表、空调　机，同时阅档室与办公室要配备相应的微机、复印机、激光打印机等现　代化设备以及切纸机、打孔机硬件设施和软件环境。　３　要制定切实可行的人事档案数字化建设计划　是要根据人事档案数字化建设的迫切程度、资金多少，制定工作　计划和建设目标。二是进行各种资料数据的采集与录入，建立规范化、　制度化的信息报送制度、录入规范，丰富信息资源库内容。三是在使用　的基础上进行完善、改进和提高，收集整理运行中出现的问题，不断改　一进提高。　人事档案库：人事档案数字化，将人员的基本情况、调动信息以及　４　要注重队伍建设，不断提高管档人员素质　随着人事档案的管理手段、管理程序和管理方法的变化，对人事档　学习培训内容等相关内容，分类建库，方便统计、查阅。　数字资料库：对人员的身份信息、件，以及各类相应活动的　案管理队伍提出了新的要求。管档人员不仅要有可靠的政治素质，乐于　奉献，敢于负责，还要有较高的文化层次，能够根据工作需要，与时俱　影音资料与人员对应建库，全方位对人员进行有效管理。　查阅系统：档案数字化管理的最大优势就是查询功能强大，因此查　进，开拓创新。能够全面掌握人事档案管理知识并熟练操作计算机，接　阅平台的构建是数字化档案管理的重要组成部分。随着网络化的发展，　受新知识、新技术能力强。　本地及远程查档、阅档功能也是需要着重关注的地方，同时注意采用多　５、做好部门间的协调沟通，共同推进人事档案数字化进程　种安全加密处理方式，确保系统运行安全可靠。　人事档案涉及到部位中的各个部门，信息内容也包括人事管理、人　员调动、人事档案、培训教育、绩效考核、干部考察、党员统计等方方面　三　数字化人事档案管理发展现状　人事档案管理数字化建设是一项需要运用多种专业配合、多部门　面，因此，人事档案数字化建设必须突出多部门协作、多方位联动，制定　协作的多环节配套工程，因此人事档案管理数字化建设必须围绕人事　科学合理的信息采集、维护和使用规定，明确界定各级、各部门的责任　档案文件多、种类多、文件创建者多、创建时间不定期、数字化程度低等　区分、权限和义务，形成科学、有序、规范、统一的运行协调机制，加强统　实际问题，最大可能地采用最新信息技术，及时研究解决数字化建设中　的存在问题。　的强化培训，提高信息使用者的实际操作能力，从而实现人事档案管　理数字化建设更好地为现代组织人事工作服务。　一一１）人事档案管理长期以来都是依靠手工作业，近年来虽运用了计　６　制定统一标准，充分利用科技手段构建数字化平台　算机，但由于其内容的保密要求，通用性相对较差，造成其数字化程度　是制定文本、照片、声像等资料的采集标准，统一文件格式，减　少不必要的转换，对系统所涉及到的其他应用项目也应制定相关的标　相对其它领域和行业相对落后。　２）人事档案管理软件的开发滞后，通用性差。人事档案管理的标准　准，以确保信息共享和上下互通。二是要用领先技术构建数字化信息系　化、规范化程度低。人事档案业务基础较差，案卷质量不高，人事档案　统，建立数字化信息系统会使用到数据库技术、多媒体技术、网络技术　管理尚无统一标准，仅着眼于某一地区、部门或某系统，全面实施困难　等现代信息技术，在建立人员信息数据库时，最好采用先进的分布式多　媒体数据库，不要采用简单的文件存放方式，克服图像和视频因数据容　较大，制约了数字化建设。　‘　３）人事档案管理的方式相对落后。人事档案管理的技术标准、工　量大引起的调用速度慢等问题，以满足在信息数据大量增加情况下的信　作程序标准尚未从数字化技术特点和发展进行考虑，越来越多的“文件　资料”是硬盘和光盘，现行的档案整理、分类方法、著录标准及有关规　定已不能完全适应人事档案数字化的要求。　４）人事档案管理人员的素质有待提高。进行数字化信息系统管理，　息调用、管理、更新和存储需要。三是要注重数据源采集和后期制作的　质量控制，采用高清晰度扫描仪、数字杜比和ＤＶＤ技术录入照片、音频　和视频，确保信息资源的质量。数字化信息系统建设还要预先考虑利用　Ｉｎｔｅｒｎｅｔ与上级组织人事部门的连接，满足各类应用软件实时升级的技　　需要有较高知识层次和先进技术水平的管理人员，不能仅仅满足于一　术要求。完整、准确的员工档案管理工作是全面考察、了解、正确评价和使　般的计算机操作。从目前看，许多单位和部门缺乏高素质人才，既懂档　（＞＞下转第２４０页）　案管理又懂信息技术的复合型人才就更加奇缺。　２３８决策与信息　图书管理ＩＳＣｌＥＮＱＥ　ＦＯＲＵＭ　互利互惠的优势。随着网络技术的不断发展，电子出版物越来越受　（＜＜上接第２３８页）　到读者的青睐。因此各高职院校图书馆也将购书经费向购买数据库倾　用人才的重要依据，是保证人才队伍素质的重要措施，特别是对干部　斜，但是大型电子期刊数据的定购价格让许多图书难以独自承担，而凭　选拔方面有着重要意义，人力资源部门认真审阅接受、收集整理员工人　借图书馆联盟的联合购买能力，从而减轻了压力。　事档案为单位决策者提供准确、齐全资料，为合理配置人力资源提供　为用户提供方便、快捷的优质服务。图书馆联盟是将各成员馆中的　可靠依据。因此，人事档案无论现在还是今后相当长的时期，都有它不　传统文献、网络、电子资源优化组合、互补共建所以信息面更广，知识更　可替代的作用。但随着时代的进步，科技的发展，人事档案文件多、种类　新更陕，能满足各层面的读者需求。图书馆联盟将分散在一定区域的图　多、文件创建者多、创建时间不定期、数字化程度低等实际问题，需通过　书馆群组成一个图书馆网络，用户使用“通用借书证”不受地理，　最大可能地采用最新信息技术，推进人事档案的数字化升级改造来解　各馆通借通还，省时省力，得到网络资源共享。　决。　２．４．２有效整合联盟资源。图书馆联盟开展知识服务的物质基础就　是全面集成的学术资源，但这些资源涉及不同类型数据、不同载体、本　地资源和远程资源等形态多样，种类繁多。元数据整合和知识图谱是有　效的手段。整合元数据，这样在联盟中每一份文献、每一本书都不再孤　立的而是通过摘录、引用、串接、分析，更好地帮助用户了解相关知识在　发展中产生相互关联、相互联系。绘制图谱，将数据挖掘和知识发现的　有关方法和模式移植到联盟资源之间的共引是联盟知识图谱绘制的主　旨。在联盟整合有序的元数据基础上，采用聚类、关联、序列、数据挖　掘、信息处理、知识计量和图形绘制等方法，深层次去分析和研究科学　技术知识的复杂领域，并结合具体资源的特点和应用环境，深入描述知　识对象的整个生命周期，揭示其来源、社会环境、文化环境、用户使用　模式、偏好、权威性等信息，自动、有效、智能地提取出隐含于其中的有　用信息和优良知识，最后以可视化图像的方式直观地展现出某一学科　的结构特点、研究热点、发展源流、专业相关程度以及突破性成就、未来　发展方向等重要知识。　２．５离职院校图书馆为“工学结合”服务　２．５．１“工学结合”的模式对高职院校图书馆提出新要求。《国家中　长期教育改革和发展规划纲要（２０１０－２０２０年）》明确指出，职业教育要　．面向人人，面向社会，着力培养学生的职业道德、职业技能和就业创业　能力。中国特色高等职业教育是高等教育发展过程中的全新类型。　２．５．２高职院校图书馆读者需求发生变化。“工学结合”中的工与学　是指学校与工　二者在地域上是分开的，它要求高职院校图书馆改变　传统的在图书馆获取信息的流通服务模式。读者利用文献信息资源发生　变化，从单纯的教学向围绕“工学结合”的双师型队伍和就业型课程建　设转变。　２．５．３高职院校图书馆为“工学结合”服务。融人专业建设。专业建　（＜＜上接第２３７页）　设是高职院校建设重点，从“工学结合”人手，图书馆也应渗透到专业建　设，通到“校～企”互动做好收集和整理加工来自企业的文献信息，利　性、时效性、学术性、相关性和可靠性有了更高的要求。他们希望图书馆　用专业背景协助工厂建设资源库，根据教学计划做好文献采购工作。通　侧重提供全文服务或针对查询问题给予较全面、较准确的信息解答，并　过网络将图书馆藏文献信息资源直接延伸到学校的企业读者。帮助企业　且期待快速高效的信息获取过程，能在家里或办公室通过“一站式”检　进行资源建设。建立以行业企业分类的信息库。建立针对学生参加职业　索，即通过公共图书馆或信息服务商提供的检索系统，能一次性获得有　技能鉴定考核资格证书和招生就业所需的行业文献信息资源库，学校　关某一主题的目录、论文和著作的全文以及照片　图像、声音等全面系　企业无缝对接，实现资源共享。　统的信息。　结语　四　结论　据统计２０１２年全国高职高专院校共有１２８８所，占了我国高等教育的　综上所述，知识是人类社会经验的总和，是人的主观世界对客观世　半壁江山，高职院校图书馆应由传统服务信息环境下知识服务转变，必　界的概括和反映，是人类智慧的绍晶。在公共图书馆为社会发展的服务　须以读者为本，跟上新时期高职院校发展趋势，改进原有存在的不足之　过程中，其服务核心主要体现在文献资源服务的框架内，即用文字、图　处，构建适应高职教育教学内容和科研内容的知识服务体系，使图书馆　橡、声音、符号或者这些形式的组合的服务模式。在网络日益发达的今　真正成为学习科研的主阵地。　天，读者对图书馆的需求以及利用图书馆的方式、方法均发生了变化，　传统的文献服务已不能满足读者的需要，来自网络的更为快捷的信息服　务环境激发了读者对公共图书馆更高的服务期望。随着时代的进步和信　息技术日新月异的变化，公共图书馆用户的信息需求特征已经发生而且　还必将继续发生新的变化．处在为其提供信息服务地位的公共图书馆　参考文献　［１］司莉，邢文明．我国高校图书馆嵌入式服务的策略选择［Ｊ］．图书情报　工作人员必须紧跟时代脚步，及时把握核心用户的脉搏，不断丰富公共　知识，２＿０１２，（４）　［２】初景利，孔青青，栾冠楠．嵌入式学科服务研究进展［Ｊ］．图书情报工　作，２０１５，（２ｚ）　【５】张惠．建构图书馆联盟知识服务【Ｊ］．图书馆学研究，２０１０，（８）　【４］马树超．中国特色高等职来教育再认识冲国高等教育，２００８，（６）：５３　图书馆可用信息资源，进一步完善公共图书馆信息服务体系，全面提高　自身综合服务素质，在实际信息服务工作中最大限度地满足广大用户的　不同信息需求。　参考文献：　［１］毛月芳．知识经济时代公共图书馆用户需求与服务模式［Ｊ］．科技情报　开发与经济，２００２（０４）．　［２】李群，李丽．图书馆用户需求研究［Ａ］．图书馆用户服务研究一一山东省　图书馆第十四次科学讨论会论文集［ｃ］．２００６年　作者简介　王晓湘（１９７０－－－）广东农工商职业技术学院图书馆馆员，研究方向：　图书馆知识服务．　２４０决策与信息