充分利用销售信息系统整合强化加油站
资金管理
张云辉
中石化云南石油分公司
2007年10月
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充分利用销售信息系统整合强化加油站
资金管理
【概要】：加油站的资金管理是石化销售企业财务管理工作的一项重要内容，加油站存在地域分散、偏僻等因素，给资金的安全管理带来较大的难度。中石化销售企业推广实施了信息系统整合项目，并通过与银行间协作实施了银企直联等信息化建设项目，为加强加油站资金监管提供了手段，同时可以较好的支撑业务安全稳定运行。
文章通过比较实施信息化整合前后对加油站现金销售管理方式，探讨了信息系统整合和银企直联在强化加油站资金管理方面的影响和作用。
【关键词】：加油站资金管理、信息系统整合、集成平台、银企直联
【正文】：
一、加油站资金管理内容和难点
加油站的资金管理是石化销售企业财务管理工作中一项重要的基础性管理工作。加强加油站的资金管理，对确保资金流的合理、有序、安全流动，加速资金周转、提高资金使用效率具有重要意义。目前我司加油站收取的销货款主要以现金和加油IC卡形式回笼。但加油IC卡销售额所占的比重不大，绝大部分货款是以现金形式回笼的，本文的论述仅限于加油站现金销售部份。
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我司加油站普遍存在点多、面广、地域分散，资金周转量大，客观上决定了加油站资金管理难度大，主要表现在以下三个方面：一是近几年加油站的内部管理要求和外部环境都发生了很大变化。尤其是全省一级核算、资金集中管理、收支两条线、企业内控制度的实施等，对加油站的资金管理提出了更高要求；二是随着公司经营管理的改革，用工制度发生了根本性的变化，加油站员工流动性大，用工主体主要依托劳务工，从而给资金安全带来一定隐患；三是随着加油站数量的增加和成品油销量、价格的双重增长，加油站的现金流量也大幅增长。因此，如何按照加油站现金流的内在规律，借助现代化的信息技术手段，构建一整套加油站资金管理和监控体系，以确保资金安全，加快资金周转是摆在我们面前的一项重大课题。
二、销售信息系统整合和中石化银企直联系统介绍
1、销售信息系统整合
为了适应新形势下的经营管理，云南石油于2004年推广实施了ERP、加油IC卡和二次物流三大信息系统，2005年在此基础上又积极推进三大信息系统整合项目，搭建信息系统集成平台，把ERP、二次物流和IC三大系统连接起来，进行数据交换服务。具体讲就是通过加油IC卡将加油站的销售数据、库存数据、盘点数据、进货等数据自动导入ERP系统和二次物流优化系统，为ERP系统直接提供销售数据，为二次物流优化系统提供物流数据，提升ERP和二次物流优化系统的运行效率，同时保证了整个系统的数据唯一性。集成平台作
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为加油卡系统、ERP系统、二次物流优化系统之间进行数据交换和共享的核心数据路由平台，调用ERP系统BAPI接口完成数据抽取和推送，与加油卡系统数据整合平台通过FTP协议完成数据的获取、转换和存储。
2、中石化银企直联系统
是中国石化与各相关银行基于现代化通讯技术共同搭建的一套电子资金交易系统。通过该系统，中国石化的所属企业可以直接通过电子渠道与各相关银行进行信息传递，优化现行资金管理流程，实现资金的集中管理，实现与银行间的电子支付、电子对账，完成各种资金交易信息的传递、反馈和查询，从而实现资金交易的高效性、实时性和准确性。
三、销售信息系统整合和中石化银企直联系统在加油站三、销售信息系统整合和中石化银企直联系统在加油站资金管理的应用
通过销售信息系统整合和中石化银企直联系统对加油站的资金管理提供了有力的技术支撑，主要体现在对加油站货款回笼的监控。一是及时、准确取得加油站的销售数据；二是及时确认加油站销货款存入公司指定收入户。
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（一）及时准确获取加油站销售数据是加油站资金监控（一）及时准确获取加油站销售数据是加油站资金监控的首要条件
加油站销售核算经历三个阶段：一是使用中石化财务管理信息系统由财务人员手工录入零售数据；二是ERP系统上线后由ME综合管理员手工上载加油站销售数据，由ERP自动产生集成的零售财务凭证；三是三大信息系统集成后，由加油IC卡管控系统生成加油站的销货数据，通过集成平台自动导入ERP系统。
1、使用中石化财务管理信息系统
在使用中石化财务管理信息系统核算方式下，对加油站的销售数据确认主要依靠加油站手工销售日报表，处理方式如下：
（1）、各加油站（点）按日填写销售日报表，并按销售日报表对应的现金销售额填制进账单或将款项转交银行收款人员，及时取得银行进账单。将销售日报表、银行进账单匹配一致后，连同付油日报表转交至ME，经ME审核后交财务核算部进行账务处理。
（2）、财务核算人员收到付油日报表、销售日报表和相关单据后应及时进行数据核对，重点核对银行进账单金额是否与销售日报表中的现金销售金额一致；加油泵码数是否与现金加油量、IC卡加油量合计相符；验泵回罐油品及检测用油是否按内控权限审批；销售价格是否执行省分公司价格。发现差异及时汇报主管领导并与加油站联系查找差异原因。
（3）、加油站核算上移至区域公司，相关报表及单据不能及时传递至区域财务核算部，财务核算人员只能根据收到的相关单据按旬或
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按月进行账务处理。由于加油站销售数据的确认相对滞后，对加油站资金管理存在较大的风险。
2、使用ERP系统
实施ERP系统后，彻底改变了商品核算的运作模式，商品核算的各种凭证由以前的财务人员根据收集的数据手工制证，改变为系统自动过账，避免了数据的重复录入，同时实现了业务与财务相关数据的实时性。但销售企业加油站普遍存在点多面广线长，其零售业务在ERP系统中不能在线管理，对零售的监管主要通过手工数据上载到ERP系统来进行分析管理。即各加油站上报手工销售日报表到中心站（ME），由中心站（ME）综合管理员手工把销售日报表转换到ERP模板，按照三天、五天的规定集中导入ERP系统。由于数据导入及时性相对较弱，难以满足现阶段对加油站资金管理的要求。
3、通过集成平台导入ERP系统
三大信息系统整合后，加油站使用加油IC卡系统，通过集成平台，实现ERP系统当天能够提取各加油站的销售数据，提升了ERP系统数据的及时性。通过集成平台加油站销售日报表数据传输给ERP系统流程图如下：
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流程描述
（1）、有加油卡系统的油站，每天定时进行日结操作，操作结束后数据立即上传。数据到达加油卡数据中心后，数据分批次送入集成平台。
（2）、ME当天在规定时间内通过集成平台检查加油站商流数据上报情况，比较加油卡系统原始数据与加油站上报的销售日报表数据的差异，如果存在差异，差异值就应当与加油站上报的《差异表》一致（注：如为手工站，则通过加油站上报的商流销售日报表数据进行比较）。如果加油站上报数据正确，在集成平台中打上审核标记。
（3）、自动服务传输的时间内，已审核的商流数据由“销售数据→ERP”服务传输给ERP系统，在ERP系统中生成标准订单。
（4）、代管油销售数据、非正常或非油机销售的数据等，通过集成平台生成模板传输给ERP系统。
（5）、通过集成平台接口程序导入SAP系统的销售数据只产生标
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准订单及外向交货单，ME综合管理员需要在SAP系统中进行发货过账及开具系统处理，在ERP系统自动产生加油站销售凭证。
（6）、数据传递时间：油站8点进行日结后通过管控系统上传到省加油IC卡数据中心；9:00-10:30省加油IC卡数据中心与集成平台进行数据交换；当天19:00-23:00油站销售日报数据提供给ERP系统。
（二）及时确认加油站销货款存入银行是加油站资金监（二）及时确认加油站销货款存入银行是加油站资金监控的必要条件
确认加油站销货款存入公司指定收入户，难点是及时取得银行的实际入账数据，财务按银行进账单进行账务处理后，与银行对账主要有以下三种方式：
1、手工核对方式
财务人员按加油站上报的银行进账单先确认销货款已回笼，次月根据银行提供的对账单进行核对后才能最终确保资金已入账，由于需要跨月才能确认，而每月我司加油站回笼资金接近12亿，因此存在的资金风险较大。
2、使用网上银行方式
区域财务核算人员只要每天根据网上银行系统下载的银行对账单和加油站的销售日报表就可以核对加油站实际缴款情况，对资金回
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笼进行动态监控。在实际操作中，根据资金的集中管理要求，所有加油站的资金都必须集中存入到市公司收入户。但受网上银行系统分级授权的，中心站委派会计无法查询区域公司的银行账户，也就是无法在第一时间监管加油站资金是否及时、足额入账。当前只能由区域公司资金管理员进行统一查询核对，出现差异时及时通知中心站委派会计跟踪落实,或者由区域公司资金管理员每天将银行对账单下载成EXCEL表格分解到各中心站，由中心站委派会计进行核对。这种方法工作量大，效率较低。
3、使用中国石化银企直联系统
银企直联的运行以中石化现有的SAP业务系统为基础。该模块在银企直联系统中具有双重作用，一是作为企业发起资金业务的起点，负责向银行发送资金交易指令和资金交易信息的查询请求；二是作为银行发起业务的终点，负责接收银行发送的资金收付通知和对账单，并进行后续的账务处理。企业与银行的收付交易由传统的纸质单据人工传输转变为电子数据自动传输。银行账户余额和交易明细、银行业务受理结果可以直接通过SAP系统进行查询，而且将以往的对账流程由每月线下手工对账变为每日线上自动对账，每日可以生成银行余额调节表。
（1）、银行未达账直接体现在银行账户的暂收、暂付科目上。银企直联的实施导致银行账户科目的设置有了较大的变化，由原来的一个银行账户对应一个银行科目，变为一个银行账户对应三个银
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行科目，具体是：基本银行科目：用以核算该银行账户的余额和发生额；银行存款暂收科目：是银行账户对应的收款过渡科目，用以核算该银行账户的收款发生额；银行存款暂付科目：是银行账户对应的付款过渡科目，用以核算该银行账户的付款发生额。同时SAP系统依据银行自动提供的电子对账单，通过系统自动对账将暂收、暂付科目的发生额结转到基本银行科目。而上线前，企业的银行收支是直接体现在银行基本科目中，系统中不反映任何未达，上线后的未达则直接体现在暂收、暂付科目。
（2）、及时确认加油站的销货款存入指定收入户。
在加油站货款回笼方面，中石化总部对所有加油站赋予统一的内部编码。各加油站缴款时在“进账单”上书写或加盖按总部编码规则编制的特别编码，银行入账时将该号码录入银行系统的“摘要”字段，并在电子到账通知和对账单中将该编码通过“加油站编码”字段反馈。到账通知处理时，系统会自动校验到账通知中的加油站编码与SAP系统中加油站编码是否匹配，校验通过后，方可进行记账处理，并在凭证创建时将该编码填写在凭证抬头文本字段。其次，加油站每天的销售日报表通过集成平台导入销售数据，保证了现金销售部分银行存款与导入系统的销售数据一致，从而实现与相应加油站的“销售收入──在途资金”科目自动清账。
（3）、极大的方便了财务人员对加油站回笼资金的监控。每天中心站委派会计或区域财务核算人员都可以用ZTRTG08B（到账通知处理）或ZTRTG12（银行账户明细查询）对加油站、IC充值网
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点、直销批发网点的资金到账情况进行实时查询，并对未到账的款项进行及时跟踪和追查。处理已上线银行账户的账务时，财务人员都用ZTRTEG08B（到账通知处理）进行查找并做凭证半自动处理；对于加油站的现金存款业务，每天的存款凭证都可以用批量自动做凭证进行处理，并用F.13程序完成自动清账。这样避免了以前出现银行账户串户、金额错录等现象的发生，加快了凭证处理速度，保证了银行存款的正确无误。我司各级财务人员每天都要对到账通知、电子对账单进行检查，发现错误或未收到的情况立即向省公司支持人员反映，并及时进行电子对账单上载、分析银行存款余额调节表中未达账情况，使资金管理、监控得到了进一步提高和加强。
四、通过销售信息系统整合和银企直联系统，实现零售四、通过销售信息系统整合和银企直联系统，实现零售网络化管理给加油站资金管理带来的作用和影响业务网络化管理给业务网络化管理给加油站资金管理加油站资金管理带来的带来的作用和作用和影响
1、实现用信息化手段对加油站销售管理的监控
加油站用加油IC卡系统通过集成平台将加油站的销售数据自动导入ERP系统；同时，ERP系统通过销售模块（SD）直接产生零售会计凭证，从而可大大减少二次输入的工作量和在输入过程中可能出现的差错，而且可以避免人为的数据修改，保证了数据的准确性。
2、规范业务操作，堵塞管理漏洞
加油站资金监控是长期困扰省级公司管理的难点。以往这些数据
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的搜集和整理，由于口径的不一致以及各经营单位的本位意识使得上报的数据并不完全准确，现在由于任何信息都会及时地在系统中体现，所以就大大提高了信息的准确率，使获得的经营数据更能真实体现经营单位的经营成果和业绩，并及时发现存在的问题，堵塞管理漏洞，降低内耗，增强企业内聚力。
3、实时了解银行账户余额，控制现金流量
银企直联上线后，每日加油站货款回笼明细的查询可以由银行的网上银行查询或电话查询，转为通过SAP系统直接实时查询，为加油站回笼资金的安全到账查询提供了一定的保障。同时银企直联的实施，可以实时了解银行账户余额，控制现金流量，而且使省公司资金的归集完全实现了自动化。每日省公司可以通过SAP系统自动上划资金，避免了因为网络问题资金无法及时归集。同时自动对账处理程序以及自动出具银行余额调节表程序很大程度上提高了对账的效率，减轻了财务人员的工作量，使加油站会计核算从事后走向实时，资金管理从静态走向动态。
4、提高了员工素质
进一步提高员工在信息化支撑条件下的工作水平，即员工不仅要懂业务、懂管理，还要懂信息化操作。财务委派会计不仅只核对银行进账单，还要懂加油卡的使用。ME要会用ERP、加油卡、液位仪等操作系统，能对油站员工进行岗位培训，能够对系统一般故障初级处理，保证系统各环节的正常运行。
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5、实现了加油站零售业务的全网络化管理
在时间上，网络化的加油站销售和存款信息在ERP中可及时生成和处理，实现财务资金管理由静态向动态管理的跨越，财务资金管理人员可在准确的时间拥有准确的信息；在空间上，网络经济条件下的物理距离变成了鼠标距离，实现了企业资金管理模式从桌面走向网络，财务资金管理人员可以方便地实现加油站销售信息的远程处理和财务活动的集中化管理；在效率上，加油站的各种经营数据和财务信息都是网页数据化的，并可在网络上流通，实现信息共享，从而加快了资金周转。
二〇〇七年七月二十二日
主要参考文献：
黄俊伟：加油站资金回笼的监控
北京：中国石化财会
北京：中国石
吴华元孙凤丽：银企直联凸显高效的资金管理化财会
中国石化销售有限公司《计算机系统管理》编写组：计算机系统管理
北京：中国石化出版社
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