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乐山市城建档案馆
城建档案管理信息系统建设
□代雨珂
【摘 要】城随着城建档案工作的发展，对城建档案工作者在档案接收、整理、利用、编研等方面的要求不断提高，
城建档案管理信息系统的出现已然成为必然趋势。
【关键词】城建档案管理信息系统
信息化建设
城建档案发展
随着城市建设的飞速发展和国家住房制度改革的不断深入，房地产业呈现出强劲增长势头，城建档案的管理业务和档案数量也随之大量增加，传统的以手工处理为主的管理方式日益暴露出工作效率低下、信息共享困难、差错率较高、缺乏透明度等问题，已不能适应新形势下的要求。
城建档案管理信息系统，是以住房和城乡建设部颁布的各项城建档案行业标准和业务规范为开发依据，实现对各级城建档案信息的可视化管理、利用以及业务指导等各项功能，可作为各级数字化城建档案馆的通用解决方案。主要执行城建档案的数字化、可视化管理与利用，档案的可视化跟踪与接收登记，项目级、案卷级、文件级城建档案信息的收集，电子化原件的显示，档案著录，整理维护，档案制作及入库保管等功能。
通常广义的信息档案馆是指存储和利用档案信息资源的空间，是有一个较全面的档案资源库群、档案信息资源处理中心及档案信息利用群构成的群体。而乐山市城建档案馆自2005年以来所做的档案信息化工作可理解为狭义的信息档案馆，即是指其中的个体档案馆，其含义除了将各种纸质、照片、声像、胶片等传统介质的城建档案信息通过计算机技术转换为
字信息，代表的是
一种信息环境和基础设施的构建，其中包括软、硬件系
统的设计和组织实体的建立，是档案馆个体的信息化行为。这样的信息化，是实现城建档案资源信息化、数字化、开展网上查询、充分利用档案信息从而实现广义信息化档案馆的基础性工作。
2007年，乐山市城建档案馆通过对过去工作的总结和思考，在结合自身实际情况和国家相关规定的前提下与四川某信息技术有限公司合作开发了《乐山市城建档案管理信息系统》。该系统建立了适应城建档案信息化的工作模式。
一、业务流程
（一）签订责任书。为了保证档案的收集，在办理建设项目《工程规划许可证》时，要求建设单位必须与档案馆签订《档案移交责任书》。责任书的签订说明城建档案已经正式介入到了整个工程施工环节中，为后续工作打下了良好的基础。系统提供责任书信息的输入、编辑、领导审批、责任书打印等功能。
（二）任务分配。馆领导根据工程项目的实际情况以及工作人员的业务能力把项目分配给具体工作人员，在档案移交入馆前负责档案的业务指导、催交、预验收、办理移交等工作。
（三）业务指导。为了确保建设单位能按要求在建
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设过程中准确的收集、整理档案，业务指导人要定期到建设单位去实地检查和指导，并把检查和指导的情况记录在系统中。
业务指导信息填写界面
（四）档案预验收。为了保证档案能够在竣工后及时、完整的移交档案，我们在竣工前五个工作日会要求资料员将档案交由城建档案馆业务指导人员进行预验收，这样有效控制了竣工后档案移交进馆的档案质量，提高了工作效率。
（五）档案接收。现在乐山市城建档案馆档案业务已全程参与到整个建设过程中，在竣工验收合格后，资料员会按照要求整理档案并移交城建档案馆，档案接收人会及时清点、审查，符合要求后出具档案移交清单和档案原件证明。如果到期未移交的工程，将发出催交通知书。
系统提供根据国家标准制定的可选性移交清单，其中会对重要的文件注明是否为原件，移交清单一式两份，由档案移交单位和接收人各执一份。在移交完毕后，系统会生成一份由馆领导签发《档案审核意见书》，对该工程档案情况进行认定。
（六）整理、著录。档案移交入馆后，按照相关整理、著录规范要求进行整理、著录，具体内容分为以下工作：
1、档案类属。系统提供人工辅助分类，即提供档案类属分类树，由业务经验丰富的工作人员选择该项目档案的类属。
2、档案立卷。类属确定后由档案整理人员按照规范进行组卷，组卷顺序为：前期、监理、竣工验收、施工文件、工程竣工图（包括测绘地形图和建筑总平面
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图、建筑、结构、电气、给排水、设备设施、室外附属设施等）。案卷内容包括封面、脊背、卷内目录、备考表等。
3、档案电子文档。根据查阅利用率和重要程度对部分文件制作电子文档，并存入相对应的工程中。
4、档案著录。档案著录分为三级著录：第一级为项目级，包括工程的基本信息、类属、档案号和电子文档接口；第二级为案卷级，包括案卷题名和案卷号；第三级为文件级，包括文件名称、成文时间、备注信息和电子文档对应链接。
完成三级录入后将案卷装盒，系统会自动生成案卷脊背打印界面，完成案卷脊背的制作工作。
（七）档案入库。档案整理著录完毕经审核后提交库房管理，由库房管理根据档案号存入对应的库房，并在系统中登记存放的位置和入库目录。
在此模块中根据库房设备和已入库档案的情况自动计算档案应该存放的当前位置供管理人员参考。
二、信息化成果
（一）规范业务指导及档案接收流程。系统实现了城建档案管理过程中各个关键环节的集中、协调、无缝管理与动态监控，即实现了建设工程的项目（工程）报建登记、档案业务指导、档案专项验收、竣工档案送审、案卷整理、档案审核、档案移交、移交档案合格证、档案著录与编目排架、档案入库审核、电子文件存放位置自动著录、档案统计、总目录与分类目录查询、编制、打印工具、档案查询检索、档案利用、档案销毁等档案管理全过程的计算机集成化管理。
系统流程示意界面
（二）实现城建档案自动编目和档案实体源文件存储、显示与管理信息互检索。档案自动编目改变了过去手工制作检索目录和手工查找档案的落后方式，在过去查找一个档案可能会用到十五分钟甚至更长的时间，而现在只需五分钟或者更短的时间。现在我们可以通过定制任务编制目录，实现批量查找档案、文件；由于前期
对档案原文件制作了电子文档，还可以通过项目来查找相对应的电子文件，如果电子文档是通过文字识别建立的，则可以通过对内容中的关键字、关键词来进行档案自动检索，或进行文件编辑。从而实现了城建档案的空间信息、属性信息、城建档案管理信息与城建档案原文件实体信息互查询，这是城建档案信息的综合利用。
（三）保证了城建档案的安全性和完整性。系统采用登录用户权限管理，将不同的功能分配给不同权限的操作者，有效保证了档案的安全性；通过高度的智能识别，实现了城建档案项目级、工程级、案卷级、卷内目录、文件级及卷内电子文件浏览的集成化著录与管理，同时我们把这些信息和档案密集架有机的集合在一起，从而提高了档案的完整性。
（四）系统统计。系统提供了以下多种统计功能：1、按照工作阶段统计，包括责任书签订统计、工作流程进度统计、档案利用统计。
2、按照工程类属统计，包括项目级、案卷级、文件级统计。
以上统计功能均可加入时间段、办理状态（业务指导、组卷、著录、入库）等条件。对于统计出来的结果，可以以报表的方式打印，也可以导出为Excel文件根据需求变化处理。
（五）自动化管理。馆领导和科室负责人可以通过系统对工作进度随时进行查看和监督，这对领导及时掌握工作信息和制定工作计划提供了有力的基础。
三、不断完善的规范
（一）（乐市城档馆[2008]11号）关于启用建设工程文件收集告知单的通知。
（二）（乐市城档馆[2008]16号）关于建筑工程文件扫描内容的通知。
（三）（乐市城档馆[2009]03号）关于制定《乐山市城建声像档案管理细则》的通知。
（四）（乐市城档馆[2009]04号）关于制定《乐山市建设工程项目跟踪拍摄和照相规定》的通知。
（五）（乐市城档馆[2010]11号）关于调整《乐山市建筑工程文件收集告知单》的通知。
（六）（乐市城档馆[2010]12号）关于制定《乐山
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市市政工程声像资料拍摄告知单》和《乐山市房建工程声像资料拍摄告知单》的通知。
同时根据国标，对档案的案卷名称、卷内目录的著录，严格按规范执行，从而实现著录入库的档案信息完整、统一。
四、软件扩展
（一）GIS系统和流媒体平台。2011年初，乐山市城建档案馆准备在现有的信息管理软件上融入GIS技术以及流媒体实现网络播放。GIS使档案信息和空间信息的关联，可以实现由空间位置查询档案，或从档案快速查看所需的建筑的地理位置、距离、形状、面积和周边临界关系等空间信息内容；而流媒体平台是实现视频档案在线影音播放的技术，它可以极大的优化视频档案存储、播放及管理，把过去的硬件存储更换为服务器存储，实现在线共享，为城建档案提供可持续性的发展。
（二）声像档案。在现阶段，声像档案是指反应城市规划、建设、现状风貌的照片、录音、录像等多媒体资料。此模块中不仅包括城建档案馆收集和采集的，而且还包括工程项目档案整理过程中扫描、识别的电子文档。
系统提供声像档案分类目录维护、档案入库、导入文件、说明信息编辑、项目级和文件级的查阅功能。
城建档案管理信息软件带来的是工作模式上的转变，它建立在城建档案工作的每一个环节之上，使我们的工作更加科学规范。
我们还预留了互联网接口，在接口开放后，可以使部分资源得到充分的开发和广泛利用，使国家在城建档案行业的投入获得经济回报。建立完善的共享机制，可以为利用者提供快捷、详实、准确的资料数据，避免了由于资料数据提供不及时、不完整、不准确而造成不必要的损失。
城建档案信息化建设是档案发展的必然趋势，我们只有在不断的摸索与实践中才能找到一条科学发展的道路。
作者单位：四川省乐山市城市建设档案馆
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