浅析商务英语信函中礼貌原则的表现及其应用

浅析商务英语信函中礼貌原则的表现及其应用

梁青广西国际商务职业技术学院应用外语系广西南宁530007

摘要：在国际商务活动日益增多的今天，越来越多人接触涉外商务工作，商务信函作为一种交流方式显出了重要性。本文从外贸信函英语的角度出发，简要论述了当代商务英语信函中的礼貌表现及其应用。

关键词：礼貌；商务英语信函；表现；应用

1前言

在国际贸易交往中，商务英语信函是进行书面商务信息沟通的重要手段,其撰写的成功与否直接关系到交易的成败，对企业的业务有着极其重要的影响。可见，礼貌在商务信函中的作用不忽视。一封礼貌得体的信函在对方心目中树立一种有良好文化修养和职业道德的形象，从而会带来商机。因此，商务英语信函的写作要考虑礼貌原则。英国语言学家利奇(Leech)于1983年提出了“礼貌原则”。它是语用学中的一个重要内容，是作为合作原则的一个重要补充提出来的。

2商务英语信函中的礼貌表现

不同种类的商务信函需要不同的礼貌策略，其礼貌表现包括积极和消极两种，认识这两种表现对信函写作有很大作用。

2.1商务信函中的积极礼貌表现

赞美是对人的一种尊重,通过认可他人的话让对方感到自己的行为获得他人的认可和赞美，从而使交际顺利进行。商务信函积极的礼貌表现主要有四种策略：赞美、人情味、避免不和与声称关系亲近。

2.1.1赞美

在日常交往中，赞美使人的自尊心和虚荣心得到满足，会对赞美者产生亲切感。当交际双方有分歧时，适当的赞美能化解矛盾，促进理解和加速沟通。如：Becauseofthegoodquality,youcanbesureourbikeswillhelpyouexpandyourmarket.此句从对方的角度强化了该产品的优质形象,不仅能使对方建立起对这一产品的信心,还让对方看到了得此产品后的大好前景。

2.1.2人情味

当对方发生了不幸时，往往会表示一定的理解和美好的祝福。这种表达方式称之为“人情味”的策略，同样也适用于商业伙伴之间。如：Weareconcernedaboutthelossyouhavesuffered.信中表达了我方对对方遭受的损失表示关心，充分体现了人情味的一面。

2.1.3避免不和

避免不和，是要体现出一种为他人考虑，多体谅对方处境的态度。如果本着这种态度跟别人交流，即便对方这次拒绝我方的要求，也不会影响以后的合作。因此在行文中，要注意礼貌用词，避免用冒犯性的语言。如：Weknowyouhaveanalyzedthematterfromtwoviews,butthereisoneaspectwhichdeservesbeingdiscussedbybothofus.这里的表达方式从对方的角度考虑来进行说辞，而没有直接说成Youaretotallywronginyourattitude.这样听起来很容易冒犯人的表达，很大程度上缓解了冲突的意味。

2.1.4声称关系亲近

在商业信函中，要使双方关系非常融洽的话，可通过声称自己和对方有着友好亲密的关系，或者从对方的立场考虑某个建议向对方传达友好的情谊，这种表达方式就叫做声称关系亲近的策略。如：Inviewofourlong-termco-operationwecanconsiderappointingyouasouragents.上例通过“our”的运用，表达了把对方视为伙伴的意思，这种友善的表达既使对方感到两者之间关系的融洽，又可以使双方的关系平稳甚至快速发展。

2.2商业信函中的消极礼貌表现

朋友间要求彼此坦诚，但对待工作伙伴却允许有所保留，特别是和工作有关系的，伙伴关系的建立正是属于这一复杂过程。消极礼貌策略主要体现在以下三方面：减和法、表示敬意、道歉。

2.2.1减和法

减和法是指向对方提出建议、要求或者批评的时候，我方应运用温和的语气来表达，使言语的强制性变小，通常使用的方法有将命令式改为陈述式、使用虚拟语气和被动语态等。如：Wemustrefuseyouroffer.这句话含有“refuse”之类带有胁迫性的语调，容易>才智/1

引起对方的反感。再看：Weregretthatweareunabletoacceptyouoffer.

此句处于礼貌的考虑，表达更为委婉。在间接式的请求中带点商量的语气，使其对方感受到尊重，这样有利于以后的合作关系。

2.2.2表示敬意、歉意

表示敬意的策略指尽量降低自己，提高对方身价，以取得对方好感，从而使交际顺利进行。我方应该时时从对方的立场出发，要为客户的利益着想，尽量使对方受益，尽量以自然为前提。如：Weappreciateyourconfidenceinourproducts.在商业往来中，如不能满足对方的要求或因自己的错误给对方带来不便，甚至损失的时候，就应及时写信向对方诚恳地道歉。如：Weveryregretourinabilitytocomplywithyourdemands.

3外贸函电中合理表达礼貌应该注意的几个方面：

在了解商务英语信函的礼貌原则的两方面表现后，在今后的商务英语信函的写作中要注意以下几个方面:

3.1注意保持交际双方地位的平等

在外贸函电中，交易双方的谈判应尽量建立在平等互利的基础上，但为了表示礼貌而过分谦卑的言辞会适得其反，会令对方怀疑你的能力，从而会使对方想和你做交易的信心大大减少。如：Webegtoacknowledgereceiptofyourletterdated3May.这句话的言辞就显得有点自贬了。因此，写作时有必要把“礼貌”和“卑恭”区分开来。如上句说为WehavereceivedyourletterMay3.就可以了。商务英语信函的不够礼貌和过于礼貌都是不行的。

3.2注意话语的选择是否具有亲和力

有人认为商业信函是商业性质，所以写信函就应用该有的“生意腔”，以至把一封本来友好的信函写得呆板而死气沉沉的。其实每次信函的往来就是跟对方进行一次交谈，就是把想交谈的内容写到纸上而已，不过是多用一些简单明了的语句，这样才能让信函读起来热情友好，交谈融洽，从而更容易做成一单生意。如：（1）Wetakethepleasureofsendingyouourlatestcatalogueandwewishtodrawyourattentiontoaspecialofferthatwehavemadeinit.（2）Youwillcertainlybeinterestedinaspecialofferonpage4ofthelatestcataloguesenttoyoubyus.尽管（1）句运用了礼貌的语言形式，但句子强调“我们的努力”，要求顾客在我方最近的目录单中去寻找“特殊的报盘”。但是(2)句用站在对方立场的视角告诉顾客“特殊的报盘”在最近目录单中第四页，给顾客的工作提供了方便。

4结束语

在外贸英语信函中，礼貌语言的使用非常有必要，它有助于加强友好关系和促进外贸业务。商务信函的礼貌表现我们可以简单地概括为：尊重为本，善于表达，遵守规矩。一封礼貌的商务信函是重视对方观点、尊重对方权利、迎合对方心理的。不同的民族具有不同的文化传统，不同的文化传统必然给不同民族信息带来差异，对表示礼貌的方式也不一样。因此，在写商务英语信函的写作中，要注意根据不同的文化背景来解读其中的含义，灵活使用礼貌，熟悉各国国际商务交往中的人文背景，使礼貌的表达更加贴切得体，从而使对外贸易活动得以更顺利地进行。参考文献:

[1]黄东梅.汉语商业信函中的消极礼貌策略[J].西南民族大学学报，2004年2月第2期

[2]潘熙.浅谈利奇的“礼貌原则”[J].剑南文学（经典教苑），2011年04期.

[3]廖瑛、莫再树.国际商务英语语言与翻译研究[M].机械工业出版社，2005年1月.

[4]陈浩然.外贸英语翻译[M].知识产权出版社，2005年1月.