1、收集和归档：各单位应确保在工作活动过程中形成的具有保存价值的.文件材料收集齐全、完整、真实、准确，并及时归档（包括电子版本）。
2、及时移交：各单位应依法定期将具有长远保存价值的档案向市档案馆移交。
3、规范制度：建立健全档案调归卷制度，规范档案提供利用过程中借阅登记、利用效果登记和及时归卷的程序；建立档案、人员出入库登记制度，确保档案安全万无一失。
4、定期核查：档案室工作人员每年应对室藏档案进行一次清点核对，做到登记台帐与档案实体相符。
5、档案修复完善：对老化、破损、褪色、霉变等受损档案载体，必须采取抢救措施，按档案保护技术要求进行修复或复制。